Как сделать архив документов. Как запаковать файл в архив и отправить по электронной почте!? Какие бывают архиваторы

Порой необходимо создать из папки архив, чтобы отправить его по электронной почте или в социальных сетях. В настоящий момент существует множество способов архивирования папок и файлов: под каждого пользователя и разные нужды. В этой статье вы научитесь архивировать файлы средствами системы Windows, с помощью программы WinRAR, а также на онлайн сервисах.

Как заархивировать файл средствами Windows

В операционной системе Windows сразу предусмотрена утилита, которая архивирует файлы и папки в ZIP формат. От этого вы не получите заметного уменьшения объема папки, однако, вы сможете получить полноценный архив.

Найдите папку или файл, который нужно заархивировать. Нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите пункт “Отправить”.

Наведите на этот пункт курсор и подождите, пока не появится новое выпадающее окно. В нем вам нужен параметр “Сжатая ZIP папка”.

В той же самой директории появится ваш архив. Вы можете переименовать его по своему усмотрению.

Как можно увидеть на примере, сжатие файлов практически не происходит. Этот способ поможет вам только лишь создать архив.

Как заархивировать файл с помощью WinRAR

Специальная программа для архивирования WinRAR позволяет создавать архивы ZIP и RAR, настраивать их параметры и ставить пароли на архив. Здесь вы встретите более тонкую настройку параметров.

• Зайдите на официальный сайт, откуда можно бесплатно скачать утилиту http://www.win-rar.ru/download/
• Если вас устраивает английский язык программы, то нажмите на нужную вам операционную систему и разрядность в верхней графе.

• Если же вы предпочитаете русский язык в программах, то прокрутите страницу чуть ниже и выберите нужную разрядность. Ее можно посмотреть в параметрах системы вашего компьютера.

• Установка и скачивание программы займут несколько минут. Вам нужно принять лицензионное соглашение и указать директорию установки.
• После этого кликните правой кнопкой мыши по папке, которую нужно заархивировать.
• В выпадающем меню появится несколько новых пунктов со значком архива. Выберите “Add to archive”.

• Здесь вы можете сразу задать имя своему файлу, формат ZIP, RAR или RAR S на выбор, а также установить пароль по кнопке “Set password”. С такой защитой просматривать пароль смогут только люди, знающие пароль.

• Во второй вкладке “Advanced” вы можете настроить еще кое-какие параметры: например, задать отключение компьютера после окончания архивирования.

• Во вкладке “Files” находится путь сохранения вашего архива.
• Если вы нажмете “Append”, то сможете задать свой адрес.

• И, наконец, во вкладке “Times” устанавливается дата и время архивирования. В некоторых ситуациях это очень важная настройка.
• Теперь нажмите “Ок” и ожидайте, пока процесс архивирования закончится. Если папка была достаточно большой, то и время ожидания будет велико.

Как заархивировать файл онлайн

Если вам не особо хочется скачивать специальные утилиты для архивирования папок и файлов, то куда удобнее будет использовать онлайн сервисы. Как пример, вы можете прибегнуть к сайту https://www.online-convert.com

Выберите нужную папку или группу файлов, нажмите “Открыть”.

Теперь, когда все файлы загружены, вы можете нажать “Преобразовать файл”. Архивирование начнется сразу же: не закрывайте вкладку и не останавливайте процесс.

После этого архив сам начнет сохранение на ваш компьютер, вам нужно лишь согласиться со скачиванием и немного подождать.

Такой способ достаточно удобен для разовых архивов, но в долгосрочной перспективе становится слишком долгим.

Использование архивов является удобным способом хранения и передачи информации. Давайте поговорим о том, как заархивировать файл или папку, о типах электронных архивов и о том, как правильно отправлять их по почте.

Благодаря архивации данных можно запросто уменьшить размер исходного документа. Предположим, что он весит 1 МБ. После сжатия данных его размер значительно уменьшится. Кроме того, таким способом очень удобно группировать медиадокументы и папки для отправки в интернет, так как все данные можно отправить как один. Согласитесь, это удобно.

Обзор программ

На сегодня наиболее популярными сервисами для создания архивов являются WinRar и 7ZIP . И если 7ZIP предназначен сугубо для создания и обработки архивов, то функционал WinRar гораздо шире. К примеру, он может распознавать образы дисков и открывать их как папку. Ещё одно отличие заключается в распространении: 7ZIP является бесплатной программой, в то время как WinRar (ВинРар) - условно платной. То есть даже если мы скачаем её бесплатно с официального сайта, то она будет обладать полным функционалом, а её единственное неудобство будет состоять в диалоговом окне о покупке программы, которое можно закрыть. Давайте рассмотрим, как проходит архивация в программе ВинРар.

Диалоговое окно «добавить»

И всё же, как заархивировать файл в WinRar? На самом деле это просто. Откройте программу. Затем нажмите добавить. Откроется новое диалоговое окошко, в котором основными параметрами являются:

• имя. Например, document.rar, где «document» - это имя, а rar - тип (формат). Об их типах мы поговорим чуть позже;
• формат. Стандартно можно выбрать из трёх расширений, а именно: rar, rar5 и zip;
• Режим сжатия. То есть, грубо говоря, насколько уменьшится размер нашего документа. Следует помнить, что чем больше уровень сжатия, тем дольше происходит обработка.

При желании в этом же окне , без которого работа с архивом будет невозможна. Теперь давайте поговорим об их видах, а именно узнаем, в чём разница между «зип» и «рар». Какой вид предпочтительнее применять для отправки по почте, а также в каком формате лучше производить архивацию.

Приложение – мега популярный архиватор, который обрабатывает практически любые форматы

Rar или zip, что лучше использовать?

В качестве основных преимуществ расширения zip можно выделить скорость обработки и популярность. Так, если вы желаете отправить документ по почте , то лучше будет применить zip. Что касается скорости, то она у zip-архива, по сравнению с rar, выше, но не настолько существенно, чтобы выбирать этот тип архивации.

Что касается такого формата, как «рар», то он обеспечивает лучшее сжатие, по сравнению с типом «зип». Кроме того, в «раровские» архивы можно добавить информацию о восстановлении, благодаря чему процесс восстановления станет проще.

Как заархивировать документы?

Давайте узнаем, как правильно архивировать документ для отправки по почте.

1. Для начала выберите документы, которые нужно запаковать и перенесите их в отдельную папку;
2. Откройте ВинРар. В появившемся окне откройте папку с документами и выделите их (проще всего используя комбинацию клавиш ctrl+A). Нажмите на кнопку «Добавить», выберите название архива, его степень сжатия и вид, после чего нажмите кнопку ОК.
3. Теперь в папке с нашими документами появился файл-архив. Заходим на почту и отправляем файл.

Подведём итоги

Сегодня мы говорили о том, как заархивировать файл. Надеюсь, мы убедили вас в том, что для работы с файлами лучше использовать программы-архиваторы, благодаря которым можно сэкономить не только время, но и место на вашем диске. Кроме того, узнали разницу между 7ZIP и WinRar, а также разницу между расширениями zip и rar. Так, в качестве основного плюса формата «зип» можно выделить его популярность, а у «рар» это степень сжатия. А какую программу-архиватор и какой формат используете вы? Пишите в комментариях.

В этом руководстве вы научитесь, как заархивировать файл в Windows. Windows является самой популярной операционной системой для ПК. Программы для архивации файлов всегда встроены в Windows, так что вам не придется скачивать и устанавливать сторонних программ. Архивация может быть полезна и для создания вашего сайта, если вы хотите передать большое количество файлов, рекомендуется их заархивировать для более удобной, быстрой и безопасной передачи.

Что вам понадобится

Перед тем, как мы начнем это руководство, вам понадобится следующее:

• Операционная система Windows

Шаг 1 - Архивация файлов или папок

1. Сперва вам необходимо найти файлы, которые вы хотите заархивировать и выделить их. Вы можете выделить все файлы, нажав сочетание клавиш CTRL + A . Если вы хотите выбрать отдельные файлы, зажмите клавишу CTRL и выберите каждый файл по отдельности.

1. Как только были выбраны файлы, которые вы хотите заархивировать нажмите правую кнопку мыши, выберите Отправить → Сжатая ZIP-папка . Новый архив будет создан там же, где находятся эти файлы.

1. Вы можете переименовать ваш новый архив. Выделите созданный файл, нажмите на него правой кнопкой мыши, выберите Переименовать и впишите нужное вам название.

Шаг 2 - Разархивирование файлов или папок

Использование функции Извлечь все

Извлечь файлы из.zip архива в Windows очень легко:

1. Для извлечения (разархивирования) файлов или папок, найдите каталог содержащий эти файлы.
2. Нажмите на него правой клавишей мыши и выберите Извлечь файлы.

Извлечение файлов с помощью Проводника Windows

На некоторых версиях Windows функция Извлечь файлы может быть не доступна из контекстного меню. В таком случае, вы можете использовать Проводник WIndows:

1. Найдите файл или папку, которую вы хотите разархивировать.
2. Нажмите правой клавишей мыши и выберите Открыть с помощью → Проводник

1. Откроется новое окно Проводника Windows . Выберите файлы, которые хотите извлечь или просто перетащите их в другую папку.

Заключение

Закончив данное руководство вы научились, как заархивировать файл в Windows. Это очень удобно, если вам нужно быстро отправить несколько файлов за раз, так как загрузка множества отдельных файлов через займет гораздо больше времени, чем zip архива.

Существует огромное количество программ-архиваторов, различающихся способом архивирования (форматом) и функциональностью, популярностью. В этой статье я рассмотрю такую программу как WinRar, которая является самой популярной среди пользователей.

Теперь давайте немного разберемся в форматах архивов. Их на данный момент существует огромное множество, и различаются они в основном качеством сжатия. Для Windows наиболее подходящими являются rar, zip и 7zip, в операционных системах *nix более распространены bz2, gz и lzma. Формат zip является стандартом, его поддерживают многие операционные на уровне системных приложений, т.е. для работы с ним нет необходимости устанавливать сторонние программы.

Перейдем непосредственно к созданию архива. Скачайте программу WinRar , эта программа платная, но есть возможность скачать бесплатную версию. С помощью нее можно создавать архивы rar и zip, а также открывать практические все остальные форматы. После установки она интегрируется с контекстным меню Windows и ассоциирует себя с файлами архивных форматов. Чтобы быстро создать архив и добавить туда файл (файлы, папку), щелкните правой кнопкой мыши по файлу (по группе выделенных файлов, папке) и выберите пункт “добавить в архив…”.

Появиться окно, в котором можно указать имя архива, выбрать формат: rar или zip, степень сжатия, а также некоторые другие специфические для форматов опции. Если вам нужно быстро объединить множество файлов в один или отправить сжатый файл через интернет, то настройки по умолчанию вам вполне подойдут.

Для того чтобы другой пользователь смог открыть ваш архив rar или zip не имея на компьютере установленного архиватора, нужно поставить галочку в пункте “Создать SFX архив”. Эта опция позволяет создать самораспаковывающийся архив.

Иногда случается так, что переданный архив в результате поломки носителя или плохого канала связи оказывается поврежденным. Выставив галочку в пункте “добавить информацию для восстановления”, архиватор добавит в файл блок избыточной информации, которая в последствии с большой степенью вероятности позволит восстановить поврежденный архив, это несколько увеличит размер файла.

Если конечный файл получается такого размера, что не помещается на носитель, можно разбить архив на несколько файлов, указав при этом размер тома, подходящий для данного носителя. Для этого в строке “разделить архив на тома” выберите размер из предлагаемого списка или введите собственный.

После выбора всех необходимых опций нажмите кнопку “ОК” для создания архива.

Извлечение файлов из архива

Для того, чтобы быстро извлечь файлы из архива нажмите правой кнопкой мыши по архиву и в контекстном меню выберите пункт “Извлечь файлы…”

Вы можете извлечь файлы из архива в определенную папку, в папку, которая будет иметь имя архива или прямо в ту папку где находиться сам архив.

Все приведенные действия и операции, выполненные с использованием программы WinRar, полностью или во многом справедливы для других программ-архиваторов. Ради справедливости стоит заметить, что изначально архиваторы были созданы с целью упаковывать и сжимать текстовую информацию, поэтому при архивировании графических и других мультимедийных данных, размер будет уменьшаться незначительно.

Отправляя файлы большого объема по электронной почте не всегда можно быть уверенными в том, что они дойдут до получателя. Виной тому ограничения по размеру загружаемых и передаваемых материалов, установленные на таких веб-ресурсах. Как решить такую проблему? Проще простого. Достаточно воспользоваться функцией архивирования. Не знаете, как она не действует? Хотите понять, как заархивировать файл в zip? В таком случае воспользуйтесь детальной инструкцией.

Способ № 1: Архивируем файл в zip средствами Windows

Этот вариант сжатия данных можно использовать на компьютерах различных версий ОС Windows, так как функция создания папки ZIP входит абсолютно во все пакеты операционных систем от Microsoft.

Способ № 2: Архивируем документы в формат zip с помощью специальных программ

В случае если необходимо сжать объемные материалы по максиму, лучше воспользоваться специальными архиваторами, например, программой WinRAR.

Хороша это программа тем, что помимо быстрого и качественного сжатия файлов в различных форматах (zip, rar), доступ к ней абсолютно бесплатен. Для этого достаточно на официальном сайте разработчика.

Кроме того, возможно выбрать и дополнительные параметры архивации:

• архивировать в фоновом режиме;
• выключить ПК после совершения операции;
• ожидать, если идет архивация другого документа;
• исключить отдельные файлы из архивации (если архивируется папка с несколькими документами);
• создать резервную копию;
• выбрать функцию определения времени;
• добавить к архиву комментарий.

Для этого соответственно нужно выбрать вкладки «Дополнительно», «Файл», «Время», «Комментарий» и прочие. В любом случае после внесения настроек не забудьте нажать кнопку «ОК», чтобы процесс сжатия файла все-таки начался:

Как видите, архивировать файл в формат zip достаточно просто!